Sunum, dinleyiciler içindir. Kendi çerçevenizden çıkıp, anlatacağınız konuya dinleyicinin gözünden bakabilmelisiniz.
Dinleyici kitleniz hakkında bilgi edindikten sonra, konunuz ile dinleyiciler arasındaki bağlantıyı kurmalısınız.
Sunumda konuşmacı olarak rolünüz, dinleyiciyi sunumunuzu daha kolay, daha hızlı anlayabilmesi için yönlendirmektir. Dolayısıyla başrolde dinleyici vardır, onları iyi tanımalısınız.
Dinleyici kitlenizi ve sunumunuzun dinleyici için önemini belirledikten sonra kendinize şunu sormalısınız: “Bu sunumu neden yapıyorum, amacım ne?” Eğer kendinizi dinleyici yerine koyarak “Bu sunum benim ilgimi çeker miydi?” diye sorduğunuzda cevabınız hayır ise, o zaman ana mesajınızı yeniden değerlendirmeniz gerekebilir.
Sunumunuzun bir ana mesajı olmalı, diğer tüm içeriğiniz ana mesajınızı desteklemelidir
Bir sunum gerçekleştiriyorsanız, dinleyicileri sadece bilgilendirmek dışında bir amacınız var demektir. Onları bir şeye ikna etmek, yeni bir şeyle tanıştırmak, tutum ve davranışlarını değiştirmek vb. istersiniz. Bu hedefleri kapsayan bir ana mesajınız olmalı ve bu mesajı bir tek cümleyle ifade edebilmelisiniz. Ana mesajınızı bir bütün olarak düşünürsek, tüm içerik bir bütünün parçaları olmalıdır.
Konuşmacı Paradoksuna düşüp, elinizdeki tüm bilgiyi sunuma aktarmayın.
Yalnızca dinleyici için kritik olan, onun hayatını, algısını ya da davranışlarını değiştirebilecek bilgileri sunuma ekleyin. Sizce ilgi çekici ve önemli olan tüm bilgiyi sunumunuza koyarsanız, dinleyiciler için bu önemli bilgilerin tümü vasat hale gelecektir. Konuşmacı Paradoksu (Presenter’s Paradox) olarak adlandırılan bu durumda, dinleyici için görece vasat/ilgisiz olan bilgi, önemli bilgilerin de değerini düşürür ve yaratmak istediğiniz etkiyi azaltır. Dolayısıyla dinleyici için anlamlı olmayan tüm bilgiyi sunumdan çıkarmalısınız.
Sunumunuzun %90’ını dinleyicilerin %99’u anlayabilmelidir.
Anlattıklarınız,dinleyicinin anlayabildiği kadardır. Teknik terimler, yabancı dillerdeki ifadeler, dinleyiciye yabancı jargonlar açılımı yazılmayan kısaltmalar vb. dinleyicinin ilgisini dağıtır ve dinleyiciyi sunumdan uzaklaştırır. Sunumunuzun %90’ını, salonun neredeyse tamamının anlayabileceği bir dilde ifade etmelisiniz. Terim kullanmanız gereken durumlarda, bu terimi yine onların anlayabileceği şekilde, aşina oldukları gündelik kavramlarla açıklamalısınız. Örneğin, Steve Jobs iPod’un tanıtımını yaparken cihazın hafızasını 5GB olarak belirtseydi çoğunluğun kafasında bir şey canlanmayacaktı. Jobs 5GB yerine 1000 şarkı diyerek, hem dinleyicilerin ilgisini çekti hem de verdiği bilginin anlaşılır olmasını sağladı.
Sunum akışınızı iyi planlamalısınız.
Örnek bir sunumun; Giriş kısmında; sunum amacınız, dinleyicinin sunumundan ne kazanacağı ve sunum akışınız; Gelişme kısmında; belirlediğiniz problem, konuya dair mevcut durum ve idealde nasıl olması gerektiği, problem/duruma sizin katkınızın neler olacağı; Son kısmında ise; anahtar mesajlarınız, varsa duyurular (örneğin çağrı duyurusunun son başvuru tarihi) ya da dinleyiciden beklenenler (doldurulması gereken anketler vb) ve konuşmacı ya da ilgililerin isim ve irtibat bilgilerini paylaşabilirsiniz.
Aşağıda, bir proje sunumunun akış örneği yer alıyor
Problemin tanımı
• Problemin neden önemli olduğu
• Sizin problemi çözmedeki katkınız
• Önceki çalışmalar yeterli mi, değilse neden?
• Sizin çalışmanız mevcut çalışmaya ne kattı?
• Geliştirdiğiniz teknoloji, yenilik
• Yönteminiz
• Sonuçlar
• Geleceğe yönelik çalışmalar
• Proje özeti
Son dakika sunumları için önceden hazırlıklı olmalısınız.
Son dakika sunumlarına hazırlanmanın en iyi yolu uzmanlık alanınızla ilgili şablon bir sunum hazırlamaktır.
Şablon sunum, projeniz ya da destek programlarınızla ilgili bilgi, görsel ve tanıtım filmi vb’den oluşan en geniş sunumdur. Bu sunumda güncellenmesi ve revize edilmesi gereken noktaları dikkatinizi çekecek şekilde belirtmelisiniz. Çünkü şablon sunum kullanmanın en riskli yanı, sunumlarda eski tarih ve geçerliliği kalmayan bilgilerin unutulmasıdır.
Şablon sunuma ek olarak, alanınızla ilgili zaman karşınıza çıkan çarpıcı istatistik, hikaye ve anekdotları sunum dosyanıza not alın. Böylelikle, hazırlık anı geldiğinde tek yapmanız gereken, elinizdeki materyalleri sunum yapacağınız konu, süre ve dinleyici kitlesine göre düzenlemektir. Son dakika telaşı ile önemli bir noktayı atlamamak için, kendinize bir “kontrol listesi” hazırlayın. Listenizde sunum hazırlarken ya da gerçekleştirirken sizi en çok zorlayan, unutma ihtimalinizin yüksek olduğu konular bulunabilir.
